Una central de medios que representa a más de 80 diarios a nivel nacional, la meta para integrarme en la empresa fue crear un site de cómputo donde convergen información de usuarios, información de base de datos, ERP, servicios a clientes y asociados, respaldos de información y comunicaciones.
Se desarrollo junto con el personal de infraestructura el site de cómputo que alberga servidores, telecomunicaciones, sistemas de respaldos de energía, sistemas de respaldo de datos y sistemas de seguridad y control, cargas de energía, rack anti sismo, tierra física, sistema de control de temperatura.
Junto con el equipo de sistemas a mi cargo se planificaron e implementaron todos y cada uno de los servicios que proveen información a los tres pisos que tiene la empresa, se establecieron y tendieron cableado estructurado (voz y datos), se configuro una nube de datos inalámbrica altamente segura con cifrado y acceso controlado, se establecieron sistemas de impresión que controlan todos y cada uno de los trabajos por usuario y departamento.
La seguridad de acceso a la información se estableció junto con el administrador de comunicaciones y servidores mediante directorio activo a fin de cubrir a los usuarios locales y externos, en lo que se refiere al servidor de datos y aplicaciones la seguridad se estableció de manera diferente acorde a los requerimientos del proveedor del ERP.
Los procesos de respaldo se establecieron en diferentes horarios dependiendo del servidor y operación del mismo, por ejemplo, para los usuarios una vez al día, para base de datos (10) en ciclos de 120 minutos, para los servicios de proveedores y clientes en ciclos de 180 minutos; estos son llevados a la nube y a servicios NAS que por sus características permiten conexión y desconexión programados para evitar en lo posible su vulnerabilidad de la red.
Junto con el administrador de comunicaciones y servidores se estableció el servicio de protección de datos mediante sistema de respaldo de servidor en producción que en caso de desastre permite su virtualización en local y/o en la nube en tiempo récord, las copias de los servidores se realizan cada 24 horas.
El sistema de ERP fue desarrollado específicamente para agencias de publicidad y fue sujeto a cambios y ajustes acorde a las necesidades de la empresa, siendo yo el líder de proyecto para el control de cambios, actualizaciones, adecuaciones, cambios, errores, capacitación, flujo de operación y enlace con el proveedor en México y Argentina.
La experiencia que tengo en el manejo del sistema ERP (Advertmind) es a nivel avanzado, tanto en la implementación como es su manejo y capacitación por área y/o usuario, así como la ruta de tareas y resultados.
El análisis de requerimientos de la empresa me permitió desarrollar servicios para clientes y proveedores que aceleraron procesos y que hizo una notable diferencia, estos desarrollos permiten, por ejemplo, al proveedor de medios (periódico) descargar los materiales por fecha y orden de publicación, ofreciendo a la empresa reportes por usuario, fecha, hora y dirección IP de descarga, previendo todo tipo de tecnologías y velocidades de conexión, una imagen durante su proceso de descarga se divide en paquetes de 10k para mejorar el proceso de descarga y asegurar la correcta recepción del material. Para las agencias de publicidad (clientes) se desarrolló un servicio que permite descargar los testigos de publicación brindando la información por proveedor de medio y fecha de publicación, mejorando notablemente la comunicación y conciliación con ellos.
Para el tema de usuarios, junto con el jefe de mantenimiento y soporte generemos un plan trabajo para cambios de equipos, contemplando un programa de gastos establecido por la dirección, este proceso de cambios contemplaba requerimientos por usuario y puesto, dos mantenimientos preventivos y uno correctivo cuatrimestralmente; un punto muy importante es la administración de la póliza de seguro para equipos de cómputo y de comunicaciones.
Un punto importante para la empresa es la colaboración, mediante unidades NAS se implementaron unidades de acceso para información con roles de seguridad por usuario, departamento y herencia; esta solución nos permite acceso remoto facilitando el acceso a auditores y sucursales.
El proceso de licenciamiento se tiene controlado y administrado por medio de Microsoft MOLP y para el caso de Office se está migrando a 365 que permite una mejor administración y ahorros en licenciamiento, durante mi gestión las auditorias por parte de Microsoft fueron un éxito debido al control y administración.
En base a un análisis que se presentó a la Dirección General para demostrar la viabilidad para arrendar equipo de impresión, Medios Masivos Mexicanos dejo de comparar equipos y suministros generando un ahorro considerable en este rubro, dejando toda la carga al proveedor, una de las cláusulas que negociamos fue tener siempre en bodega cartuchos y partes para cambio (rodillos, unidades de fusión, etc.), uno de los beneficios que se obtuvieron fueron reportes de consumo por departamento y usuario.
Junto con la Dirección General se planearon cursos de capacitación en Word, Excel, PowerPoint y Outlook orientados totalmente a las actividades de la empresa, considerando cada departamento y sus necesidades, mi participación fue como instructor y analista.
Medios Masivos tiene dos sucursales, una en Guadalajara y otra en Monterrey, estas dos oficinas forman parte también del control y administración centralizada, en ellas se tienen bases de datos, ERP, Usuarios, Mantenimientos y proceso de respaldo de información tanto local como en la nube, además formaron parte también en la capacitación establecida. Las visitas para mantenimiento estaban programadas cada 6 meses y en casos críticos de soporte acudíamos con proveedores en base.
Una manera de mejorar los tiempos de soporte y colaboración implementamos un sistema de conexión remota de alto nivel con una capa de seguridad y encriptación muy eficiente, esta herramienta permite generar VPN que asegura la transferencia de información.
Raúl Montoya 